- Introdução
- Programa Gestão e Qualidade
- Programa Conf. S.Vicente de Paulo
- Software Gestão Bancos Alimentares
O apoio da ENTRAJUDA às instituições de solidariedade social, tem por objectivo ajudá-las a dotarem-se com mais organização e melhor gestão e é efectuado por via do fornecimento e implementação de um conjunto de produtos e serviços que, em função das necessidades identificadas, podem ser estruturados de uma forma específica ou revestirem a forma de produtos formatados, por darem resposta a necessidades comuns a todas as instituições.
A carteira de Produtos e Serviços oferecidos pela ENTRAJUDA abrange um vasto leque de áreas, tanto de gestão como técnicas, que influenciam a qualidade da gestão.
1 - Estratégia
Planeamento Estratégico
a) Clarificar a Visão / Missão da instituição
b) Definir a Estratégia
c) Traçar o Plano de Actividades anual e Orçamento
d) Planeamento Operacional
e) Desenhar o Plano de Acção
f) Definir e ordenar por prioridades os objectivos de actividade
g) Elaborar um Cronograma de Objectivos / Responsáveis / Data
2 - Organização
Diagnóstico Organizacional
a) Analisar os recursos humanos e técnicos da instituição, na perspectiva dos seus objectivos, sua organização, interacção funcional e comunicação
b) Ajudar a definir a estrutura de funções de gestão da Instituição
c) Ajudar a definir a estrutura de Organização e o Organograma da Instituição
d) Desenhar os sistemas de organização / comunicação interna e externa
Manuais de Procedimentos
a) Elaborar os Manuais de Procedimentos por Funções de Gestão
3 - Relações Institucionais
Orientação e Acompanhamento
a) Orientar e acompanhar as relações e acções marcantes, nomeadamente actos e contratos, com as entidades e parceiros públicos e privados
4 - Tecnologias de Informação
Telecomunicações
a) Sistemas, tecnologias e equipamentos de telecomunicações com o apoio de parceiros
b) Ligação à Internet
Informática
a) Hardware – Computadores, impressoras…
b) Software – Programas informáticos
Formação
a) Informática e Internet
5 - Financeira
Fundos e Financiamentos
a) Orientar e instruir processos de candidatura a Fundos Comunitários junto das instituições competentes.
b) Orientar e instruir processos de candidatura a Financiamentos junto de instituições financeiras
Património, Instalações e Equipamentos
a) Visitar as instalações para avaliar da necessidade de execução de benfeitorias / reparações
b) Realizar auditorias aos equipamentos com vista à execução de reparações ou eventuais substituições
Auditorias Económico-Financeiras
a) Promover a realização de auditorias, quer no âmbito económico, quer no âmbito financeiro
Orçamentos
a) Elaborar Orçamentos de Exploração
b) Elaborar Orçamentos de Tesouraria
Contabilidade e Fiscalidade
a) Apoiar o processamento da contabilidade geral, analítica ou por centros autónomos de custos/proveitos, e o processamento de salários
b) Apoiar na gestão das obrigações fiscais
Seguros
a) Avaliar as coberturas e propor alternativas
6 – Recursos Humanos
Descrição de Funções
a) Definir os objectivos e as responsabilidades de cada Função de Gestão
b) Inventariar as tarefas-chave por Função de Gestão
Recrutamento e Selecção
a) Definir perfis de candidatos profissionais e voluntários
b) Indicar meios e processos de captação de candidatos
c) Acompanhar entrevistas de selecção
Voluntariado
a) Ajudar na criação de um Banco de Voluntários da instituição
Formação
a) Identificar necessidades de formação
b) Promover e coordenar acções de formação
Avaliação e Desempenho
a) Desenhar e implementar sistemas de Avaliação e Desempenho
b) Analisar resultados e propor correcções
Sistema de Sugestões
a) Desenhar e implementar Sistemas Integrados de Sugestões
b) Acompanhar e dinamizar o processo de participação dos colaboradores
7 – Jurídica
Constituição de IPSS
a) Orientar e apoiar no processo legal de constituição e regularização da instituição
Avaliação Jurídica
a) Realizar auditorias no âmbito jurídico com vista a confirmar do cumprimento de todas as obrigações legais em todas as áreas e processos da instituição
Actos e Contratos
a) Aconselhar e apoiar, no âmbito jurídico-legal, a Instituição nos actos e contratos marcantes da sua actividade
Contencioso
a) Assistir a instituição na condução de processos de contencioso
8 – Controlo de Gestão
Sistemas de Controlo de Gestão
a) Desenhar e implementar Sistemas de Controlo de Gestão por áreas – Objectivos de Actividade / Objectivos Financeiros / Avaliação de Desempenho / Qualidade
Programa Gestão e Qualidade
O Programa GQ tem como objectivo apoiar as Instituições a fazerem um caminho que as ajudará na obtenção de certificação de qualidade.
O programa consiste numa intervenção estruturada, baseado no modelo “Qualidade em Respostas Sociais” do Instituto de Segurança Social, que promove a melhoria da gestão e organização das Instituições. Inclui 10 sessões de formação teórica em diferentes áreas de gestão como Liderança, Planeamento e Estratégia, Recursos Humanos, Gestão de Instalações e Equipamentos. De realçar a componente prática, assegurada por voluntários que apoiam cada instituição individualmente e ajudam a implementar um conjunto de boas práticas, tornando as instituições mais eficientes e capazes de ajudar mais pessoas com os recursos de que dispõem.
Programa GQ - Base
Tem por objectivo apoiar a melhoria da gestão e organização das IPSS, permitindo o cumprimento dos requisitos necessários à obtenção da certificação de qualidade.
Programa GQ - Avançado
Propõe fomentar o desenvolvimento de áreas específicas com o objectivo de aprofundar o processo de melhoria da gestão.
em parceria com a Fundação Manuel Violante
Programa Conferências de S.Vicente de Paulo
A ENTRAJUDA efectuou uma análise de necessidades e desenvolveu uma ferramenta informática web-based, específica para as Conferências que as auxilie na distribuição dos produtos (alimentos, medicamentos, roupa, etc.), na caracterização dos utentes e na elaboração de estatísticas periódicas. Cada Conferência Vicentina terá acesso à sua página pela internet com uma palavra passe.
com o apoio da Fundação Montepio, Variograma e Fundação PT
Software de Gestão para os Bancos Alimentares
Num projecto específico para os Bancos Alimentares Contra a Fome, a ENTRAJUDA é o agregador (hub) da implementação de um software de gestão uniformizado – projecto denominado “ERP PRIMAVERA - Banco Alimentar”.
Os Bancos Alimentares ficam com uma solução eficiente e podem uniformizar a informação.
Foi implementada a aplicação Primavera - versão EXECUTIVE, disponível na Cloud (oferecida pela Primavera à ENTRAJUDA para os Bancos Alimentares a custo zero) que permite o acesso imediato às aplicações e restantes serviços associados, reduzindo o custo com equipamento, com um elevado grau de autonomia e de mobilidade. Cada Banco Alimentar tem uma gestão independente e protegida.
Foram ainda disponibilizadas ações de formação na PRIMAVERA ACADEMY em Braga e Lisboa.
A implementação do projecto ficou a cargo da DIGINFOR, Premium Partner da Primavera que contribuiu com a realização dos seguintes trabalhos: adaptação do software, personalização de layouts, formação à medida, bem como com os serviços pós-implementação: suporte técnico telefónico e remoto.
em parceria com a Primavera, a Diginfor e a Fundação PT